Organizzare il proprio lavoro come freelance

Una domanda che spesso mi sono posto durante la mia carriera da freelance è questa: "Come posso tenere organizzato il mio lavoro, senza dimenticarmi nulla?".
Nel mondo del lavoro è abbastanza normale avere molti input da gestire contemporaneamente: una telefonata che si accavalla all'altra urgenza, e così via; è difficile poter lavorare ininterrottamente ad un singolo progetto: tutto sembra chiederci attenzione immediata.
Ci sono poi alcuni giorni peggiori agli altri, non per niente il lunedì mattina è tristemente famoso.
E' difficile quindi poter reagire con urgenza ad una domanda di un cliente su di un progetto, quando la testa era su un altro lavoro.

Le soluzioni che ho provato nel tempo per ovviare a questo problema sono state varie: post-it ovunque, poi scartati per file di testo in giro per il computer, messi in cartelle in teoria ben chiare... ma quando serviva qualcosa alle volte perdevo anche 10 minuti prima di trovarlo, sempre se riuscivo a trovarlo.

Risuona qualcosa?

Organizzazione dei documenti: la soluzione

O meglio, le soluzioni. Per prima cosa ho lavorato per creare un software che mi aiutasse a tenere traccia delle ore impegnate in ogni attività, degli impegni, e per fare le fatture. Questo gestionale è poi diventato Reveni, che trovi su questo sito. Ma questo articolo è più incentrato sulla gestione dei progetti.

Per la gestione dei files sul pc e di tutti gli appunti relativi ai progetti ho iniziato a:
- suddividere le cartelle in maniera precisa (ma questo forse lo fai già)
- utilizzare Sublime Text.

Dividere le cartelle in maniera ordinata

Questo è probabilmente un accorgimento banale, ma vale la pena ricordarlo: è importante avere una serie di cartelle sul proprio PC, suddivise per cliente, e per ogni cartella una suddivisione interna per progetti/attività. Quindi, potresti avere delle cartelle tipo "Rossi srl", "Bianchi Luca", ... e in ognuna di queste i progetti relativi: nella cartella "Rossi srl" potresti avere "Rifacimento sito web" e "Modifiche al logo" per esempio.

Inoltre all'interno di ogni cartella relativa ad un'attività effettuata, se è "divisibile" in più parti, è utile creare un'ulteriore divisione di secondo livello. Tornando all'esempio di prima: se l'attività "Rifacimento sito web" è avvenuta in più fasi, magari in mesi diversi, potresti inserire delle cartelle al suo interno, come "201808 Progettazione grafiche sito", "201901 Primi template" e così via.

Ora, quella appena definita è una tecnica sicuramente banale, il problema è quello di mantenere la disciplina necessaria per farlo sempre, e non solo nei momenti tranquilli.
Il difficile è ricordarsi di mettere determinati files nella cartella corretta, anche se sono stati scaricati, li abbiamo usati e per ora non ci servono più...; basta un "taglia e incolla" nella cartella corretta, e non sarà più possibile perdere il file. Meglio ancora se lo rinominiamo correttamente per poterlo identificare tra qualche mese.

Sublime text per un freelance

Uno dei software che ha cambiato la mia vita lavorativa è sicuramente Sublime Text: fondamentalmente somiglia un po' al blocco note, con gli steroidi. Esistono in realtà parecchi software di questo tipo: Visual Studio Code, Atom, Notepad++..., Sublime Text ha un vantaggio fondamentale rispetto agli altri nella sua velocità.

Per l'installazione si trova tutto qui:

https://www.sublimetext.com/3

Una volta installato ed avviato ci troveremo di fronte alla schermata nera di Sublime Text (è possibile cambiare tema). Come editor di testo è incredibilmente potente, ma per l'utilizzo come freelance spicca la possibilità di avere una serie di progetti separati, richiamabili molto rapidamente.

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Organizzazione dei progetti

Un progetto è un insieme di files o di cartelle associato ad un nome. Per aggiungere cartelle ad un progetto basta andare nel menù Project e usare il comando "Add folder to project". Sulla parte sinistra dello schermo compariranno le cartelle inserite, rapidamente navigabili, e con tasto destro su di una cartella o di un file potremo fare diverse operazioni utili.

Una volta aggiunte la/le cartelle possiamo salvare il progetto (Project -> Save project as) con un nome che ricorderemo facilmente. Per esempio se riguarda il rifacimento del sito web della Rossi snc possiamo chiamarlo rossi_sito.
A questo punto possiamo chiudere questo progetto (Project -> Close project) e fare lo stesso per altri progetti che ci interessano, creando quindi una serie di "aree di lavoro", ognuna con un nome specifico.
Ora per passare da un progetto ad un altro basterà usare il comando Project->Switch project (o, più rapidamente, CTRL-ALT-P) e inserirne il nome. Questa operazione ci permetterà in pochi secondi di passare dai dati relativi ad un progetto a quelli di un altro, operazione utilissima soprattutto quando stiamo lavorando su qualcosa, e un cliente ci chiama con un'urgenza.
Un altro comando potentissimo è il "Goto -> Goto anything" (CTRL-P): da qui potremo digitare il nome del file che stiamo cercando in un progetto (anche un nome non preciso, il meccanismo di ricerca è piuttosto flessibile) per arrivare subito a quel file.

Ci sono poi miriadi di plugin installabili che possono accelerare il lavoro notevolmente: tra i miei preferiti c'è "Side bar", che aumenta di molto le operazioni possibili sui files e sulle cartelle.

Il risparmio di tempo e di impegno mentale di queste operazioni è a mio avviso incredibile.
In questo articolo si è solo sfiorato il potenziale di questo software, ci vogliono settimane per iniziare ad usarlo molto bene, ma credo ne valga la pena, sicuramente è valsa per il mio lavoro.

Unico "neo" di questo software: non è totalmente gratuito: è possibilissimo usarlo gratuitamente, ma ogni tanto durante il salvataggio di un file uscirà un messaggio che chiederà gentilmente di pagare la licenza perpetua. Personalmente l'ho pagata dopo nemmeno due settimane di uso, perchè credo che un software di alto livello vada pagato in modo anche da incentivarne lo sviluppo, detto questo non è necessario farlo per poterlo utilizzare.


Quanto ti costa perdere pochi minuti al giorno su un cliente?

Basta un quarto d'ora non fatturato al giorno per perdere più di 2.000 € all'anno.
Ogni piccola azione della giornata dedicata ad un cliente, una telefonata rapida, un email di media lunghezza ha un costo minimo se presa da sola. Ma giorno dopo giorno questi costi si sommano, e la cifra alla fine dell'anno diventa la differenza tra una settimana di ferie in più o meno.
Purtroppo tenere traccia di tutte le brevi attività è spesso complicato, e si preferisce lasciar perdere.

Non solo. E' semplice perdere tempo, e soldi, quando non si ha un'organizzazione del proprio lavoro concentrata in un punto solo.
Se il lavoro viene segnato su un Excel, le fatture vengono fatte su un programma su PC, le scadenze vengono tenute a mente... dimenticare qualcosa è inevitabile prima o poi.

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